U skladu sa članom 132. Zakona o javnim nabavkama („Sl. glasnik RS“, br. 124/12, 14/15 i 68/15, u daljem tekstu: Zakon), naručilac je dužan da prikuplja i evidentira podatke o postupcima javnih nabavki i zaključenim ugovorima o javnim nabavkama, te da tromesečni izveštaj o tim nabavkama dostavi u elektronskoj formi Upravi za javne nabavke, najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja.
Prema tome, rok zadostavu kvartalnog (tromesečnog) izveštaja Upravi za javne nabavke, za izveštajni period jul – septembar je 10. oktobar 2016. godine.
Obveznici podnošenja kvartalnog izveštaja su naručioci, a prema članu 2. Zakona, naručilac je:
1) državni organ, organ autonomne pokrajine i organ lokalne samouprave;
2) pravno lice osnovano u cilju zadovoljavanja potreba u opštem interesu, koje nemaju industrijski ili trgovinski karakter, ukoliko je ispunjen neki od sledećih uslova:
(1) da se više od 50 % finansira iz sredstava naručioca;
(2) da nadzor nad radom tog pravnog lica vrši naručilac;
(3) da više od polovine članova organa nadzora ili organa upravljanja tog pravnog lica imenuje naručilac.
Radi konkretnog preciziranja ko su naručioci u smislu Zakona, Vlada je na predlog ministarstva nadležnog za poslove finansija i Uprave za javne nabavke donela Odluku utvrđivanju spiska naručilaca („Sl. glasnik RS“ br. 97/15) u kojoj je odštampan spisak naručilaca, u smislu Zakona, i čini njen sastavni deo.
Sa ciljem instruisanja naručilaca kako da izveštavaju o sprovedenim javnim nabavkama, Uprava za javne nabavke je donela Pravilnik o sadržini izveštaja o javnim nabavkama i načinu vođenja evidencije o javnim nabavkama („Sl. glasnik RS“, br. 29/13, u daljem tekstu: Pravilnik), kojim se bliže uređuje sadržina izveštaja o javnim nabavkama i način vođenja evidencije o javnim nabavkama.
Prema članu 2. Pravilnika, naručilac dostavlja Upravi za javne nabavke tromesečni izveštaj:
1) o sprovedenim postupcima i zaključenim ugovorima o javnoj nabavci,
2) o sprovedenim postupcima nabavki na koje nije primenjivao odredbe Zakona,
3) o obustavljenim i poništenim postupcima javne nabavke, i
4) izveštaj o izvršenju ugovora o javnoj nabavci, u skladu sa Zakonom.
Da podsetimo da se svi kvartalni izveštaji pripremaju i dostavljaju Upravi za javne nabavke u elektronskoj formi, korišćenjem elektronskog sistema za dostavljanje izveštaja (aplikativni softver) Uprave za javne nabavke. Aplikativni softver za vođenje evidencije i dostavljanje kvartalnih izveštaja o javnim nabavkama, koji sadrži obrasce za vođenje evidencije i prateće korisničko uputstvo, dostupni su na internet stranici Uprave za javne nabavke.
Izveštaj o javnim nabavkama za period jul – septembar 2016. godine
Shodno aplikativnom softveru i korisničkom uputstvu, kvartalni izveštaji naručioca za period jul – septembar 2016. godine, se dostavljaju kroz elektronske obrasce koji su obuhvaćeni aplikativnim softverom, i to:
1. Podaci o zaključenim ugovorima u otvorenom, restriktivnom, kvalifikacionom, pregovaračkom postupku sa objavljivanjem poziva za podnošenje ponuda, pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, konkurentnom dijalogu, konkursu za dizajn i okvirne sporazume – obrasci A, A1 i A2.
U okviru menija aplikativnog softvera, klikom na opciju „Podaci o zaključenim ugovorima“, otvoriće se padajući meni, i otvara se forma „u postupcima javnih nabavki (osim JNMV)“ i „u postupcima javnih nabavki male vrednosti (JNMV)“.
Podaci o ugovorima se unose pojedinačno za svaki ugovor koji je zaključen po sprovedenom postupku javne nabavke (i to samo za vrste postupaka koje su napred nabrojane) i unose se u formi „u postupcima javnih nabavki (osim JNMV)“. Dakle, ovde se ne unose podaci o zaključenim ugovorima u postupcima javnih nabavki male vrednosti i postupcima na koje se Zakon ne primenjuje. Za ove ugovore se unose i podaci koji su navedeni u okviru obrazaca A1 i A2. U okviru ove forme, a prema parametrima koji su zadati u okviru aplikativnog softvera, između ostalih, unose se i podaci o internom broju nabavke, vrsti postupka, pravnom osnovu iz Zakona (da li je sproveden otvoreni postupak, restriktivni i sl., predmet nabavke, procenjena vrednost nabavke, podaci o dobavljačima, datum zaključenja ugovora, ugovorenu vrednost, interni broj ugovora i sl.)
2. Podaci o zaključenim ugovorima u postupku javne nabavke male vrednosti – Obrazac B.
Podaci se unose zbirno, i to posebno za dobra, usluge i radove, za tromesečje za koje se priprema izveštaj.
U okviru menija aplikativnog softvera, klikom na opciju „Podaci o zaključenim ugovorima“, otvoriće se padajući meni i otvara se forma „u postupcima javnih nabavki (osim JNMV)“ i „u postupcima javnih nabavki male vrednosti (JNMV)“.
Podaci o zaključenim ugovorima o javnim nabavkama male vrednosti se unose u formi „u postupcima javnih nabavki male vrednosti (JNMV)“.
U ovoj formi se ne navode ni interni brojevi ugovora, ni procenjene pojedinačne vrednosti javne nabavke male vrednosti, ni podaci o dobavljačima.
U ovoj formi za ovu vrstu postupka se zbirno unose podaci o ukupnom broju zaključenih ugovora, ukupnoj procenjenoj vrednosti bez PDV-a svih zaključenih ugovora (zbir svih procenjenih vrednosti posebno za dobra, posebno za usluge, posebno za radove) i ugovorena vrednost svih zaključenih ugovora sa PDV-om i bez PDV-a ugovora (zbir svih ugovorenih vrednosti sa PDV-om i bez PDV-a posebno za dobra, posebno za usluge, posebno za radove).
3. Podaci o zaključenim ugovorima u postupcima na koje se Zakon ne primenjuje – Obrazac G.
Popunjavaju se podaci o ugovorima koji su zaključeni na osnovu člana 7., člana 39. stav 2. i člana 122. Zakona.
U okviru menija aplikativnog softvera, klikom na opciju „Podaci o postupcima“, otvoriće se padajući meni u okviru koga se nalazi forma „Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje“. U okviru ove forme, bira se osnov za izuzeće (član 7, član 39. stav 2. ili član 122. Zakona). Po izboru osnova za izuzeće (primera radi član 39. stav 2. Zakona), za taj osnov izuzeća zbirno se unosi ukupan broj zaključenih ugovora po tom osnovu, ukupnu procenjenu vrednost bez PDV-a svih zaključenih ugovora po tom osnovu (zbir svih procenjenih vrednosti za taj osnov izuzeća, bez obzira da li se radi o dobrima, uslugama i radovima), ukupnu ugovorenu vrednost sa PDV-om i bez PDV-a (zbir svih ugovorenih vrednosti za taj osnov izuzeća (i dobara, i usluga i radova).
Ukoliko je u kvartalu bilo više osnova za izuzeće od primene Zakona, za svaki taj osnov posebno se unose podaci na napred opisani način. Na kraju će se u aplikaciji posebno iskazati, između ostalog, koliki je ukupan broj zaključenih ugovora po osnovu za izuzeće primera radi iz člana 39. stav 2. i člana 7. Zakona.
Ukoliko je naručilac sprovodio postupke na koje se Zakon ne primenjuje, na primer, primenom člana 39. stav 2. Zakona, u obavezi je da te podatke unese u okviru menija aplikativnog softvera, klikom na opciju „Podaci o postupcima“, u formi „Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje“ na način opisan u tački 3) Grupa podataka koji se odnose na zaključene ugovore u postupcima na koje se Zakon ne primenjuje.
U slučaju da naručilac nije potpisivao ugovore za sve nabavke koje je sprovodio po ovom osnovu, već je u nekim postupcima plaćanja vršio na osnovu fakture po prihvaćenoj ponudi, mišljenja smo da se i ovi podaci unose u napred navedenu formu i da se prikazuju kao zaključeni ugovori. Ovo stoga što se Zakon ne primenjuje u ovim slučajevima, odakle proizlazi da se u ovim slučajevima primenjuje Zakon o obligacionim odnosima („Sl. list SFRJ“, br. 29/78, 39/85, 45/89 – odluka USJ i 57/89, „Sl. list SRJ“, br. 31/93 i „Sl. list SCG“, br. 1/03 – Ustavna povelja), prema kome se prihvatom ponude smatra da je ugovor zaključen (čl. 31. i 39. tog zakona).
U delu izveštaja „Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje“ ne navode se podaci kao što su broj ugovora, pojedinačno procenjene vrednosti i pojedinačno ugovorene vrednosti sa i bez PDV-a, već se ovde iskazuje ukupan broj svih zaključenih ugovora (uključujući i prihvaćene ponude na osnovu kojih su dobijene fakture i izvršena su plaćanja) na osnovu člana 39. stav 2. Zakona, ukupnu procenjenu vrednost za sve postupke po ovom osnovu (zbir svih procenjenih vrednosti po ovom osnovu) i ukupne ugovorene vrednosti iskazane sa PDV-om i bez PDV-a za sve zaključene ugovore po ovom osnovu (zbir svih ugovorenih vrednosti koje su zaključene po ovom osnovu). Dakle, ovde nije važno da li je u pitanju nabavka dobara, usluga ili radova, svi ti iznosi se sabiraju i zajedno iskazuju. Važno je da se iskaže zbir procenjenih i ugovorenih vrednosti po osnovu za izuzeće (npr. po osnovu člana 39. stav 2. Zakona).
4. Ostali obrasci:
– Obrazac V1 – za evidentiranje podataka o ishodima postupaka javnih nabavki;
– Obrazac V2 – za evidentiranje podataka o obustavljenim/poništenim postupcima javnih nabavki;
Nakon popunjavanja svih neophodnih podataka u aplikaciji, potrebno je formirati fajl za III kvartal koji se dostavlja isključivo u elektronskoj formi, koristeći jedinstveni softver, Upravi na adresu: izvestaj@ujn.gov.rs.
Ostale napomene u vezi kvartalnog izveštaja
Prema članu 133. Zakona, Uprava za javne nabavke može zatražiti od naručioca izveštaj sa dodatnim podacima, o svakom pojedinačnom ugovoru o javnoj nabavci ili postupku javne nabavke. Naručilac je dužan da tražene podatke dostavi Upravi za javne nabavke u najkraćem mogućem roku, a najkasnije osam dana od prijema zahteva Uprave za javne nabavke.
Pored navedenih elektronskih obrazaca, naručioci ne dostavljaju i papirne obrasce. Štampana forma obrazaca namenjena je isključivo naručiocima, za njihove interne potrebe.
Ukoliko u III tromesečju naručilac nije sproveo nijedan postupak nabavki, nije zaključio ugovor o javnoj nabavci, niti je imao izmenu ili izvršenje određenih ugovora, dostavlja nepopunjene, odnosno prazne obrasce tj. fajl.